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Full-time Administrateur régional / Regional Administrator

at Northview Apartment REIT in Quebec

Description: Le titulaire relève du directeur régional et prend en charge toutes les activités administratives pour la région assignée. Les administrateurs régionaux sont une partie importante de notre équipe, car ils aident au fonctionnement efficace de nos bureaux de gestion immobilière, tout en offrant un service client exceptionnel.

Responsabilités:
• Répondre au téléphone principal, acheminer les appels et être un point de contact du bureau.
• Fournir des informations aux résidents et résidents potentiels.
• Réviser et administrer les bons de commande.
• Réviser les dépôts bancaires, les TEF et les remboursements de dépôt de garantie.
• S’assurer que les demandes de maintenance sont traitées conformément à la priorité et sont correctement saisies dans Yardi ou dans Property Vista.
• Auditer les bons de travail envoyé par Telelink.
• Tenir à jour les dossiers des résidents?; conserver des informations exactes concernant les coordonnées des résidents.
• Préparation de la correspondance de bureau, y compris les lettres destinées aux résidents?; augmentations de loyer, avis d’expulsion, plaintes pour bruit.
• Validations de factures de services publics et la facturation rétroactive.
• Conciliation du registre, écritures mensuelles au registre.
• Exécuter et gérer les créances anciennes, gérer les appels de recouvrement, gérer les avis pour le tribunal administratif du logement, etc.
• Gérer l’inventaire et les fournitures de bureau.
• Recevoir et envoyer des articles de courrier et de messagerie.
• Assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Préparation et suivi des documents de conformité en matière de santé et de sécurité garantissant que les paiements sont effectués avant les échéances.
• Planification des rendez-vous reliés au déménagement avec les locataires, effectué des inspections de propriété.
• Coordination des inspections annuelles des suites, y compris la communication.
• Superviser la préparation des contrats de location pour les nouveaux locataires ainsi que les renouvellements.
• Audit des contrats de location.
• Service client général et relations positives avec les locataires.
• Autres tâches administratives assignées.

Qualifications:
• Capable de travailler de manière indépendante, est autonomes et capables d’effectuer efficacement plusieurs tâches à la fois.
• Trois ans d’expérience dans une fonction administrative.
• Une expérience antérieure dans une organisation de gestion immobilière sera un atout.
• Capacité à utiliser le programme de MS Office Suite, à un niveau intermédiaire.
• Bonnes compétences en service à la clientèle et comportement agréable.
• Capable de fournir un casier judiciaire sans condamnations pertinentes.
• Solide esprit d’équipe.
• Excellentes compétences interpersonnelles combinées à la capacité d’interagir efficacement avec la haute direction.
• Compétences supérieures en analyse et en résolution de problèmes.
• Maîtrise du français et de l’anglais dans toutes les formes de communications.

Northview s’engage à assurer la santé et la sécurité au travail pour la protection de ses employés, résidents, locataires et invités. Comme condition d’emploi, tous les employés de Northview doivent démontrer qu’ils sont entièrement vaccinés contre la COVID-19 ou peuvent justifier une exemption sur la base d’un motif protégé en vertu de la législation applicable en matière de droits de la personne. Le candidat retenu devra démontrer son statut de vacciné ou la raison de l’exemption avant de commencer à travailler chez Northview. Northview examinera et considérera les demandes d’exemption et s’adaptera au besoin. La préférence personnelle n’est pas un motif suffisant pour une exemption.

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Description: The incumbent reports to the Regional Director and supports all administration activities for the assigned region. The Regional Administrators are an important part of our team, as they assist in the effective operations of our property management offices, while providing exceptional customer service.

Responsibilities:
• Answer main phone, route calls and be a point of contact in the office
• Provide information to residents and prospective residents
• Review and administer purchase orders
• Review bank deposits, EFT’s and security deposit refunds
• Ensure maintenance requests are handled in accordance to priority and are properly input into Yardi or Property Vista
• Audit telelink work orders
• Maintain resident files; keep accurate information regarding resident contact information
• Preparation of office correspondence including resident letters; rent increases, eviction notices, noise complaints
• Utility bill validations and charge backs
• Ledger reconciliation, monthly postings
• Run and manage aged receivables, handle collection calls, RTDs filings etc.
• Manage office inventory and supplies
• Receive and send mail and courier items
• Attend meetings and take minutes
• Preparation and follow-up of health and safety compliance paperwork ensuring payments are made prior to deadlines
• Schedule move out appointments with tenants, perform property inspections
• Coordination of annual suite inspections including communication
• Overseeing the preparation of lease agreements for new tenant occupancy as well as renewals
• Audit lease agreements
• General customer service and positive tenant relations
• Other administrative duties as assigned

Qualifications:
• Able to work independently, is a self-starter and able to effectively multi-task
• Three years previous experience in an administrative function
• Previous experience in a Property Management organization will be an asset
• Ability to use MS office suite at an intermediate level
• Good customer service skills and pleasant demeanor
• Able to provide a criminal record free of relevant convictions
• Strong team player
• Excellent interpersonal skills combined with the ability to interact effectively with senior management
• Superior analytical and problem-solving skills
• Fluent in both French and English in all communications

Northview is committed to health and safety in the workplace for the protection of its employees, residents, tenants, and guests. As a condition of employment, all Northview employees are expected to demonstrate that they are fully vaccinated against COVID-19 or can provide reason for exemption based on a protected ground under applicable human rights legislation. The successful candidate will be required to demonstrate their vaccinated status or reason for exemption before they start work with Northview. Northview will review and consider requests for exemption and will accommodate where required. Personal preference is not sufficient grounds for an exemption.
Reference : Administrateur régional / Regional Administrator jobs


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Published at 01-11-2021
Viewed: 29 times